התמודדות עם הצפה של משימות ושירות לקוחות

שפע משימות זה דבר מבורך- זה מראה שיש עבודה, שיש לקוחות, הדברים זזים ובתנועה. זה מראה גם את שפע הרעיונות שיש לכם. אבל- מה קורה שכבר מרגישים מוצפים? לפי מה נכון לתעדף את המשימות? טור אישי עם תובנות מהדרך שלי | מאת: שיר אלוני | 2.11.21

אני מרגישה במקום מבורך, שיש באמת הרבה לקוחות ופרויקטים קדימה. אבל אתמול בערב פתאום הרגשתי מוצפת בטירוף ונאלצתי לבטל המון דברים. כאבה לי הבטן. סימבולית- זה גם מראה על הקושי לעכל את הכל.

צריכה להכין הצעת מחיר ללקוח חדש, צריכה לצלם תכנית יומן שדה חדשה ולערוך אותה, צריכה להיות זמינה ללקוחה שהשבוע מתקיים האירוע שלה אצלי... למי לענות קודם?

האם נכון להתמיד במאמצי השיווק כשיש כבר מספיק לקוחות קיימים שאני רוצה להיות יותר עסוקה בלתת להם שירות?

האם זה באמת נכון קודם לשלוח הצעת מחיר ללקוח חדש כשיש לי לקוחה קיימת שכבר שילמה מקדמה וצריכה אותי?

באופן מפתיע, לפני שבוע קיבלתי ניוזלטר ממאמן לעסקים, שאומר שצריכים לעשות קודם כל את מה שמכניס כסף. לפי ההיגיון הזה, אני צריכה כל הזמן להיות על השיווק, כל הזמן לדבר עם לידים חדשים, להשקיע המון אנרגיה בלסגור עוד עסקאות שמכניסות עוד כסף.

אבל זה עקום משתי סיבות:

א. הרבה פעמים יש לקוחות שלוקח המון זמן ועבודה עד שסוגרים איתם את העסקה על כל פרטיה. זה דורש המון אנרגיה ותשומת לב ללקוחות שלמעשה, בפועל- עוד לא שילמו לי. שלא לדבר על לקוחות שואבי אנרגיה ומידע, שרק רוצים לקבל מלא ייעוץ ממני ואולי שאתחיל לשווק את הסדנא שלהם על חשבון הזמן והאנרגיות שלי, רק כדי שאגלה בסוף שהם בכלל הולכים לסגור במקום אחר. כל זה רק בשביל התקווה שישלמו. פחחח.

ב. דווקא כשמשקיעים יותר בלקוחות הקיימים ונותנים להם יותר תשומת לב, בסופו של דבר זה השיווק הכי טוב, כי הם יהיו הלקוחות המרוצים שימליצו עליי ויפיצו את הבשורה, הרבה יותר טוב ממה שאני אישית אי פעם אוכל.

ולהפך: לקוחות ששילמו עלולים להרגיש נטושים כי "וואלה, שילמנו, עשינו את החלק שלנו ועכשיו מה? איפה הבנאדם שעוזר לי להרים את הפרויקט שלי? אה, הוא עסוק בשיווק ולהשיג לקוחות חדשים... המממ... אולי אעזוב אותו, הוא עסוק מדי".

מצאתי את עצמי הבוקר שואלת- מה יהיה באמת התיעדוף הנכון בשבילי, אנרגטית, רוחנית, כלכלית- מכל הסיבות. מרוב הרצון שלי לתת לכולם שירות עכשיו- מצאתי את עצמי אתמול עם הר של משימות, פגישות, בלת"מים, בתחושה שהכל דחוף ולכולם אני רוצה לעזור. זה גרם לקריסה שלי.

טוב, נו, אם להיות כנה- זה באמת לא סביר שכל יום אתחיל את היום ב-6:00 ואסיים אותו בחצות, כמעט בלי הפסקה. זה לא אנושי גם ככה. אז אתמול הגוף שלי הודיע לי חגיגית שהיום נגמר ב-19:00. נו שוין.

זה התיעדוף החדש שאני עושה החל מהיום:

א. קודם כל המשימות שאני רוצה לעשות שהן התשתית לכל דבר אחר- לדאוג לעצמי ולגוף שלי, לבית, למצב הפיזי של העסק. שנהיה באמת במוכנות ויכולת הכלה ללקוחות שמגיעים.

ב. לא רושמת יותר את כל המשימות של שירות לקוחות בגיליון המשימות של "לביצוע היום". כי יש דברים שהם לא באמת-באמת דחופים.

יצרתי גיליון מיוחד לנושא של שירות לקוחות ותעדוף של הפרויקטים שלהם.

שורה לכל לקוח.

בתוך כל שורת לקוח- מתעדפת את המשימות שלו- מה הכי חשוב שאעשה קודם.

כל הלקוחות מסודרים גם לפי תאריכי האירועים- מה שיותר מוקדם מקבל עדיפות גבוהה יותר.

מעל כולם- המשימות של מי ששילמו מראש, לפחות מקדמה.

המשימות שלהם יותר חשוב לי לבצע ועל הצד הטוב ביותר.

בתוך המחלקה שלהם- מסדרת ומתעדפת לפי תאריכי האירועים- מה שיותר קרוב יותר למעלה.

אחריהם- המשימות של לקוחות שעוד לא שילמו אבל גם עוד לא קיבלו הצעת מחיר.

עליי להביא אותם לנקודה שבה כל הפרטים סגורים וברורים לשנינו ורק נשאר להם לשלם כדי שאעביר אותם לשלב הבא.

אחריהם- לקוחות שקיבלו הצעת מחיר ברורה, כל הפרטים מובנים וידועים ורק נשאר להם לשלם לי.

לפעמים יהיו כאן לקוחות שמושכים את הזמן מהסיבות שלהם, לטוב ולרע, אבל אני מוצאת שכאן זה כף הקלע של האנרגיות המתבזבזות שלי. אין סיבה שאבזבז זמן על ביצוע משימות עבורם כשהם עוד לא שילמו. וכמדיניות, כבר הבנתי את הלקח הכואב הזה כמה פעמים- אין יותר סיבה שאפרסם אותם, שאעזור להם בשיווק, שאעזור להם עם עצות ועבודה שלי- לפני שהם שילמו. לא יקרה יותר.

הלקוחות שנמצאים בשלב הזה צריכים לשלם ואז אוכל להעלות אותם למעלה בסדר העדיפויות שלי ולהתחיל לעבוד עבורם.

אני מקווה שמה שכתבתי כאן יעשה לכם סדר בראש ונקודות למחשבה על הדרך שבה אתם מתעדפים את המשימות שלכם.