שיטה לבדיקה עמוקה של סדר העדיפויות בין משימות

מאת: שיר אלוני


אם אתם עמוסים בהמון רשימות של משימות ולא יודעים מה לעשות קודם, עליכם ליצור סדר עדיפויות ולהבין מה חשוב יותר. אבל לרוב אנחנו נוטים לשאול שאלות שטחיות לגבי השאלות ולא באמת יכולים לאבחן בקלות מה יותר חשוב/דחוף/רווחי ממשימה אחרת. השיטה שלפניכם תעזור לכם לתעדף משימות באופן עמוק יותר, שאולי דורש זמן אבל כשעושים אותו פעם בתקופה על כמות גדולה של משימות, פעם אחת, זה מאוד עוזר כדי להוריד יותר דברים מהשולחן ולפנות זמן למה שבאמת חשוב.

התקופה הזו של הקורונה הושיבה אותי למבט עמוק ברשימת המשימות, להבין עד כמה הרבה מהתכניות והמשימות שהיו לי עד כה השתנו, ולכן זה זמן טוב לבחון את הכל מחדש ולעשות סדר. על הדרך, שיניתי לחלוטין את השיטה שבה אני מסדרת לעצמי את המשימות ומייעלת את העבודה מולן. אז החלטתי לחלוק אתכם את הדרך שבה סידרתי את המשימות.

שימו לב שמה שאני מציעה זו פעולה שלא חייבת לקרות כל הזמן בשוטף- אלא בעיקר מול המשימות שנוטות להצטבר בלי ביצוע מיידי. עם השיטה שאני מציגה לכם תוכלו לדרג את המשימות לפי החשיבות שלהן עבורכם ולהבין אילו מהמשימות אולי הגיע הזמן למחוק מהראש כדי לפנות מקום למה שבאמת חשוב.

מעבר לשאלות, השיטה יוצרת מעין דירוג של המשימות על ידי מספרים, שיוצרים ציון. הציון מאפשר לדרג את המשימות.

 עד כמה המשימה הזו באמת חשובה לך?

1. נפתח קובץ אקסל בגוגל דרייב (שאפשר אחר כך לפתוח ולערוך מכל מקום, מחשב וגם בסמארטפון על ידי הורדת האפליקציה מהגוגל סטור). 

2.  יוצרים טבלה שמאפשרת לשאול שאלות חשובות על המשימות ולדרג אותן לפי האיכות שלהן עבורך:

משימההאם זה מקדם אותי במטרה שחשובה לי עכשיו?האם זה מכניס לי כסף/שפע/לקוחות באופן ישיר?האם זה קל- אני יכולה לעשות את זה מהר?האם זה קריטי?האם זה משפר את מה שיש לי?האם יהיה לי כיף לעשות את זה?זה חייב לקרות היום?זה רלוונטי לתקופה הקרובה?ציון משימהדדלייןאפשר להאציל?נושאהערות
לעדכן את טבלת הלקוחות
10-1110013עד סוף מאיכן- יכולה לגייס עובד/ת בשביל זהלקוחות


(אתם כמובן יכולים לכתוב שאלות שמדויקות לכם יותר, להוסיף או להפחית, מצאתי שאלה השאלות שהכי עוזרות לי להבין מה האיכות של המשימות מבחינתי).

3. נכניס ונסדר את כל המשימות שרשמנו איפשהו או שיושבות לנו על הראש כל אחת בשורה משלה, כותבים את המשימות מתחת לעמודת "משימה"(נסו לפרק על הדרך "משימות" שהן למעשה כמה משימות באותה שורה, כמו "לכתוב מכתב המלצה על יניב ולפרסם את זה בפייסבוק").

4.  נענה על השאלות עבור כל משימה: עבור כל משימה, תענו על השאלה בעמודה הבאה, ותתנו ציון שהוא 1=כן, 0=ככה ככה, 1-=לא. ככה עבור כל משימה, לתת ציונים.
בטבלה שלמעלה אתם יכולים לראות את הדוגמא שעשיתי.
וכך הלאה לכל משימה. באקסל קל לחשב מהר את הנקודות על ידי סימון כל התאים עם המספרים של המשימה ולראות למטה במסך את הסכום שיוצא. למתקדמים- ליצור נוסחת sum שאפשר להכניס לתא של "ציון משימה" ולגרור את הנוסחה לאורך העמודה כדי שלכל המשימות הנוסחה תהיה כבר כתובה ומבוצעת אוטומטית.
 
אחרי שסיימתם כתבו בתא שמתחת ל-"ציון משימה" ציון סכום לשורה (אפשר באקסל לעשות נוסחה קבועה של Sum או לחשב עם מחשבון).
הציון שקיבלתי למשימה בדוגמא הוא 3.
משימות אחרות קיבלו 4, או 7 וכן הלאה...
אחר כך במיון המשימות לפי ציון המשימה אני יכולה בעצם לדרג את המשימות לפי הציון שהן קיבלו וכך להבין איזו מהמשימות אני מעדיפה לעשות קודם.
אפשר כך גם למיין לפי מה שיהיה קל לכם לעשות עכשיו, למיין לפי מה יכניס עכשיו כסף, למיין לפי מה שיהיה לכם כיף או לפי נושא שאתם רוצים להתרכז בו היום.  

אמנם זו חתיכת משימה בפני עצמה לעשות את המיון של המשימות בדרך הזו, אבל אחרי שסיימתי, פשוט עושים את זה עבור כל משימה חדשה וזה עוזר להכניס את המשימה למקום הראוי לה- עד כמה היא באמת חשובה לך או אולי בעצם, ממש לא חשובה ואולי אפילו... מיותרת לך כרגע?

אני יודעת שבדרך הזו מחקתי המון משימות שישבו עליי, משימות שקיבלו ציון מתחת ל-0... ככל הנראה לא באמת חשובות או נכונות לי, ואם הן ייקרו בדרכי שוב... ובכן... כנראה שאכתוב אותן כשזה יקרה ולא עכשיו.

5. נפתח גיליון חדש שנקרא לו "המשימות להיום".
לכאן נכניס רק את המשימות שאנחנו רוצים להתמקד בהן היום, מתוך הטבלה. מעתיקים לכאן את המשימות שרוצים מתוך הטבלה, ואחרי שסיימנו- מוחקים. למה להפריד את המשימות האלה מהאחרות? כי זה מאפשר להתמקד, זה מפנה את המוח מכל שאר המשימות שמחכות ברשימה הארוכה והמדכאת... יש רשימה קצרה יותר, שנראית הרבה יותר קלה. מקסימום, אם נסיים את כ-ל המשימות שהצבנו לעצמנו לעשות היום, נוכל להוסיף עוד.

מוזמנים לכתוב לי כאן בתגובות איך הלך לכם, שאלות, אשמח לעזור אם נתקעתם במשהו או שיש לכם תובנות משלכם על התהליך...